Faites une petite expérience. Demandez aux chefs de projets de votre entourage "quel est le logiciel de gestion de projet le plus utilisé ?". La réponse est quasi certaine, à 90% on vous répondra "MS-Project".   Quelques personnes, plus pragmatiques, pourront répondre "Excel", et vous aurez envie de leur répondre "oui, mais Excel n'est pas un logiciel de Gestion de Projet". Mais en fait MS-Project non plus n'est pas un logiciel de Gestion de Projet.  

MS-Project est un logiciel de gestion de planning : il vous permet de gérer un planning des tâches de votre projet. Et il le fait plutôt bien. Mais limiter la Gestion de Projet au planning est beaucoup trop restrictif. Car pour gérer un projet, le Chef de Projet doit s'atteler à beaucoup plus qu'un simple planning.  

Le Chef de Projet doit suivre les aléas sur le projet, répertorier les incidents et suivre leur résolution. Là, MS-Project n'est d'aucune utilité. Heureusement, le monde de l'informatique nous a fourni de nombreux outils pour suivre les incidents sous la forme de Tickets (Mantis-BT, Jira, Trac, GPLI, ...).

Le Chef de Projet doit disposer d'outils lui permettant de produire des indicateurs aptes à mesurer la qualité du service qu'il délivre, c'est à dire vérifier que les indicateurs ne dépassent pas des valeurs limites pré-déterminées avec son client (en anglais on parle de SLA, pour Servide Level Agreement). Là encore, MS-Project nous aide peu. 

L'un des points primordiaux de la Gestion de Projet est la gestion des risques. Certaines méthodes de Gestion de Projet choisissent d'ailleurs cet axe pour orchestrer la conduite des projets. Il faut non seulement identifier les risques, mais aussi les qualifier, les quantifier (ou du moins quantifier leur impact notamment sur le budget du projet) mais surtout bâtir un plan d'actions qui permettront d'une part d'éviter que les risques ne surviennent (actions préventives) mais aussi des actions à mettre en oeuvre si le risque survient pour en limiter l'impact (actions correctives). C'est encore un point sur lequel MS-Project ne nous aide pas. 

Pour planifier correctement un projet, il faut gérer convenablement la disponibilité et la capacité des ressources. Ceci est relativement simple lorsque chaque ressource n'est affectée qu'à un seul projet. Mais cela se complique lorsque les ressources participent à plusieurs projets. La solution la plus communément utilisée est de prévoir la disponibilité des ressources dans un fichier Excel que les Chefs de Projet partagent. Mais ce n'est pas très souple. MS-Project propose une solution avec MS-Project Server. Cependant cette solution s'avère très lourde à mettre en oeuvre et nécessite un budget conséquent.

L'un des axes souvent oublié de la Gestion de Projet est la maîtrise des engagements. Les exigences du cahier des charges ou autre document de recueil du besoin sont rapidement oubliées après la première (et généralement unique) lecture. Les engagements pris sont peu maîtrisés, faute de les avoir clairement listés et qualifiés. Et même lorsque l'on a effectué consciencieusement cet inventaire, la maîtrise de la couverture du besoin dans le produit final est très difficile à établir. Peu d'outils nous aident sur ce point, et surtout pas MS-Project.

Seul un projet sur trois atteint ses objectifs. Ce chiffre peu flatteur reflète une réalité. Mais cela ne signifie pas forcément que la majorité des projets est en échec. C'est souvent le constat que l'objectif initial n'est pas atteint et que l'on n'a pas identifié les écarts qui ont mené au résultat actuel. Car le piège dans lequel tombent quasi systématiquement les jeunes Chefs de Projet (et parfois les moins jeunes aussi) c'est non la maîtrise du périmètre. Il est normal que le résultat final diffère de l'objectif initial. C'est la vie. L'écart est d'autant plus important que le projet est long. Mais ce qui est primordial, c'est de tracer ces écarts, enregistrer les décisions, suivre les actions de pilotage et leur résultat. Souvent, un compte rendu de réunion suffit. Et si on peut référencer tous ces éléments pour les retrouver rapidement, c'est mieux. Malheureusement MS-Project n'est d'aucune aide sur ce sujet.  

Comme on a pu l'aborder par quelques exemples ci-dessus, des documents vont parsemer la vie du projet. On va avoir des documents entrants (les spécifications) des documents sortants (les livrables) et des documents événementiels ponctuant le déroulement du projet (les comptes-rendus de réunion par exemple). Toute cette bibliographie doit être stockée, mise à jour et partagée en temps réel, parfois avec des contraintes de droit d'accès. Un serveur de fichier convenablement configuré peut suffire à cette tâche, mais MS-Project n'y est pour rien.

Il est aussi nécessaire de gérer la documentation en configuration afin de savoir à tout moment quelle est la version en vigueur d'un document, ou la version de référence pour une réalisation donnée. Mais pas que... Il peut aussi être nécessaire de gérer le produit pour lequel le projet existe, que ce soit un produit tangible ou non, voire même un service. L'important est de savoir sur quelles versions du produit le projet agit, sur quelle version est survenu un incident, sur quelle version l'incident a été ou sera résolu. On peut même aller plus loin dans certains cas, en décomposant le produit en composants, eux même composés d'autres composants. Il sera alors important de pouvoir tracer la compatibilité des différentes versions de composants et quelles versions de composants constituent une version de produit donnée. Encore une fois, notre ami MS-Project est fort démuni sur cette problématique.

Enfin, un aspect incontournable de la gestion de projet de nos jours, c'est la collaboration. On ne réalise pas un projet seul dans son coin. On travaille en équipe. Il faut donc partager l'information, sans latence, parfois avec des collaborateurs éloignés géographiquement. La version standard de MS-Project ne nous est d'aucune utilité sur ce facteur clé de la réussite des projets.

    

En conclusion, MS-Project est un logiciel de Gestion de Planning, qui peut s'intégrer dans une Gestion de Projet, mais ce n'est pas un logiciel de Gestion de Projets à part entière.