Hi,
If possible, I'd like to give a +1 to ticket "1114 - Document approvment improvement", so it could be delivered before (maybe in the next version? ), since it is planned for version 5.
I know there are a lot of document management improvements recorded, but I believe approving or reproving a document is something essential.
My suggestion to keep it simple: add one more button (reprove). When the user click it, open a dialog so the user can type the reason for reproving the document. (to keep things simple, this reason could be added to notes, so it wouldn't required a specific place for it). The user then should press a OK button, otherwise the document would not be considered reproved, but still pending.
Move to version V4.x (after V4.9, but before V5.0)
If you really need this evolution, thos about sponsoring it
(have a look at Community Evolution Service)
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